Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca
Ufficio Scolastico Regionale per l’Umbria
Servizio Ispettivo
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PIANO OPERATIVO PER LA COMUNICAZIONE SULLA RIFORMA

In seguito alla pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale (nel n. 51 del 2 marzo 2004) del Decreto Legislativo 19 febbraio 2004, n. 59, concernente la definizione delle norme generali relative alla scuola dell’infanzia e al primo ciclo dell’istruzione, ai sensi della legge 28 marzo 2003, n. 53, questo Ufficio ha definito il presente piano operativo, che individua le modalità organizzative e illustra le procedure che dovrebbero garantire un’efficace e tempestiva comunicazione sulla riforma e sulle problematiche ad essa relative.

--- PREMESSA ---

Dal momento che in larga misura la validità e il positivo esito della comunicazione si basa oggi sui servizi e sugli strumenti di tipo telematico, per la capillarità, la tempestività e l’interattività che essi possono garantire, il piano pone come punto terminale dei flussi di comunicazione il sito web dell’Ufficio Scolastico Regionale e i servizi che ad esso fanno capo, potenziati nelle tipologie e nelle modalità di gestione come indicato più avanti.
Questa scelta, unita alla necessità di definire con chiarezza responsabili e funzioni, per evitare per quanto è possibile interferenze, ridondanze e sovrapposizioni comunicative, determina e condiziona tutte le relazioni e i passaggi fra i soggetti attori del processo di comunicazione e individua nel formato digitale-informatico il protocollo fondamentale e privilegiato per la trasmissione delle informazioni tra gli stessi.
Per una gestione corretta delle procedure di pubblicazione sullo spazio web e per l’idonea definizione del formato digitale della documentazione da inserire nel circuito comunicativo interno ed esterno, si rinvia all’apposito documento, intestato "Pubblicazione sul sito web dell’ufficio scolastico regionale", a circolazione interna.

--- ASSETTO ORGANIZAZZATIVO PER LA COMUNICAZIONE ---

E’ stato individuato uno specifico assetto organizzativo, che coinvolge sinergicamente i seguenti operatori particolarmente impegnati nelle azioni di comunicazione sulla riforma:

1. Direttore Generale Regionale
2. Nucleo dei Dirigenti Tecnici e Amministrativi
3. Gruppo di supporto alla riforma
4. Ufficio Relazioni con il Pubblico (U.R.P.) della Direzione Regionale
5. Gruppo di gestione dei servizi web

Di seguito, vengono definiti ruoli e competenze di ciascun soggetto, con riferimento esclusivo - si ribadisce - all’ambito della comunicazione sulla riforma, e si delineano le modalità di gestione dei flussi di comunicazione.

--- COMPETENZE E GESTIONE DEI FLUSSI DI COMUNICAZIONE ---

1. DIRETTORE GENERALE REGIONALE
Coordina il Nucleo dei Dirigenti Tecnici e Amministrativi della Direzione Regionale per tutte le iniziative di comunicazione riguardanti la riforma. Definisce scelte e strategie, riceve ed elabora documenti e materiali, che affida ai Dirigenti Tecnici e Amministrativi per la comunicazione interna o invia direttamente al gestore del sito web per la pubblicazione nell’apposita area della riforma.

2. NUCLEO DEI DIRIGENTI TECNICI E AMMINISTRATIVI

Il Nucleo formato dagli Ispettori Tecnici e dai Dirigenti Amministrativi della Direzione Regionale costituisce il gruppo di riferimento sia per la definizione e la messa a punto delle strategie da adottare sia per la scelta dei contenuti da divulgare, per una chiara ed efficace comprensione della riforma e delle varie fasi della sua attuazione nell’ambito regionale.

E’ coordinato dal Direttore Generale e si avvale della consulenza del Gruppo di supporto alla riforma, del cui contributo si giova per le scelte e per le azioni di propria competenza. Il raccordo fra il Nucleo dei Dirigenti tecnico-amministrativi e il Gruppo di supporto alla riforma è garantito dal Direttore Generale, che riveste anche la funzione di coordinatore del Gruppo di supporto stesso.

Ciascuno dei Dirigenti, in quanto responsabile di un settore operativo dell’Ufficio Scolastico Regionale, deve individuare all’interno della struttura operativa di propria pertinenza le modalità più idonee a far sì che tutte le informazioni e i contributi riguardanti la riforma, che possano essere di un qualche interesse, vengano tempestivamente messi a disposizione sul sito della Direzione Regionale; per questo, ogni Dirigente ha la possibilità di inviare direttamente al gruppo di gestione dei servizi web per la pubblicazione quanto egli ritenga opportuno, indicando il settore di riferimento nell’area della riforma e assumendone la piena responsabilità.

COMPITI DEL NUCLEO

• condurre una prima attività di informazione / formazione di carattere generale per tutto il personale dell’U.S.R., nelle due sedi di Perugia e Terni
• definire e realizzare ulteriori successivi momenti di formazione più specifica e puntuale per il personale dell’U.S.R. che dovrà operare a più diretto contatto con le problematiche della riforma
• definire e realizzare incontri a livello distrettuale o interdistrettuale con i Dirigenti delle scuole primarie e secondarie di primo grado e i docenti referenti per la riforma, al fine di
• presentare i contenuti dei testi normativi
• sollecitare una diffusione dei contenuti della riforma
• presentare le esperienze concrete più significative realizzate nel corso della sperimentazione del passato anno scolastico
• individuare e contribuire a realizzare le azioni ritenute più idonee per una corretta diffusione dei contenuti della riforma anche presso gli insegnanti che saranno coinvolti direttamente a partire dal prossimo settembre
• individuare le tematiche sulle quali è necessario ed opportuno intensificare la comunicazione e divulgare informazioni e documentazione
• preparare documenti sulle tematiche di maggiore interesse
• selezionare e proporre contributi già predisposti da altri o reperibili altrove
• redigere i vari interventi che si rendono necessari per rispondere ai bisogni di informazione e di chiarimento espressi sia attraverso i canali telematici della Direzione Regionale (forum, FAQ) sia con le modalità più tradizionali.

3. GRUPPO DI SUPPORTO ALLA RIFORMA

Grazie alla sua composizione e al diretto contatto col mondo scolastico della maggior parte dei suoi membri, il gruppo, potenziato con la presenza di personale scolastico della scuola secondaria di primo grado, fornisce al Nucleo dei Dirigenti Tecnici e Amministrativi la consulenza e il supporto operativo necessari per l’adozione di azioni efficaci e rispondenti ai bisogni reali delle istituzioni nell’applicazione delle disposizioni normative riguardanti la riforma.

E’ coordinato dal Direttore Generale (e, in sua assenza, dall’isp. Janine Fournier), che ne garantisce il raccordo col Nucleo dei Dirigenti Tecnici e Amministrativi, al quale il Gruppo presenta i materiali e la documentazione prodotta per la diffusione attraverso il sito web della Direzione Regionale.

COMPITI DEL GRUPPO DI SUPPORTO AI FINI DEL PRESENTE PIANO

• individuare, esaminare e approfondire - eventualmente con suddivisioni interne in piccoli gruppi - le tematiche e le problematiche di maggiore spessore, per acquisire e produrre materiali e documentazione da mettere a disposizione di tutti sul sito web della Direzione Regionale
• partecipare con alcuni membri, insieme con i Dirigenti tecnici, alle iniziative di informazione/formazione sulla riforma
• individuare ulteriori possibili linee di azione per potenziare gli interventi di comunicazione sulla riforma.

4. UFFICIO RELAZIONI CON IL PUBBLICO DELLA DIREZIONE REGIONALE

Costituisce l’interfaccia della Direzione Regionale con l’utenza, scolastica e non, ai vari livelli. La delicatezza della sua funzione comunicativa richiede un deciso potenziamento dell’azione di alimentazione delle informazioni da rendere disponibili all’utenza (back office) sui contenuti della riforma e sulle problematiche ad essa relative. Poiché a questa esigenza provvede in massima parte il sito web dell’Ufficio Scolastico Regionale, tutti i Dirigenti devono garantire che al sito giungano tempestivamente puntuali informazioni su quanto di competenza del proprio settore. Gli operatori dell’U.R.P. (sigg. Giuseppe Feliciotti e Carla Scorretti), oltre a fare costante riferimento ai servizi web della Direzione Regionale, utilizzando idonee postazioni telematiche, mantengono anche uno stretto contatto col Nucleo dei Dirigenti, per la segnalazione delle esigenze informative evidenziate dall’utenza.

Tale raccordo, come anche quello col gruppo di gestione del sito web, per un costante monitoraggio della fruibilità e della funzionalità dei servizi telematici, è curato dalla sig. C. Scorretti.

COMPITI DELL’U.R.P. AI FINI DEL PRESENTE PIANO

• prendere visione con continuità dell’area della riforma sul sito della Direzione Regionale, in tutti i suoi settori, per acquisire elementi informativi di sicuro riferimento
• sollecitare l’utenza a fare riferimento al sito web della Direzione Regionale e ai servizi in esso disponibili
• segnalare al Nucleo dei Dirigenti, in base ai riscontri forniti dall’attività dell’U.R.P., eventuali tematiche sulle quali siano opportuni o necessari interventi di informazione e chiarificazione, da pubblicare sul sito web
• segnalare al gruppo di gestione del sito web eventuali problemi relativi alla fruibilità e alla funzionalità dei servizi telematici e dei contenuti resi disponibili.

5. GRUPPO DI GESTIONE DEI SERVIZI WEB

Il sito web e i servizi telematici ad esso connessi costituiscono sempre più la fonte di informazioni e il punto di riferimento per tutta l’utenza esterna (e non soltanto per ciò che attiene alla riforma). Per questo, da un lato si rende necessario ampliare la funzione del sito web della Direzione Regionale, introducendo altri spazi di comunicazione, specifici sulla riforma, e anche modalità interattive per un efficace rapporto telematico con l’utenza interessata alle problematiche scolastiche; dall’altro, risulta assolutamente urgente aumentare le unità di personale che operano per la gestione dei vari servizi web, dal momento che l’onere che l’impianto ridefinito e ampliato richiede non può ricadere soltanto sul sig. Enzo Sforna, fino ad ora unico operatore impegnato ad occuparsi del sito della Direzione Regionale.

Perciò, il dott. Claudio Iorio è stato assegnato al settore telematico, col compito non tanto di supporto nella gestione tecnica dei servizi web (che rimane di stretta competenza del sig. E. Sforna), quanto, soprattutto, di raccordo con gli altri soggetti individuati nel presente piano, secondo le indicazioni specificate più avanti, per l’alimentazione dei servizi facenti capo all’area della riforma sul sito web.

POTENZIAMENTO DEI SERVIZI TELEMATICI DELLA DIREZIONE REGIONALE

In attesa di un complessivo e più ampio riassetto dei servizi telematici della Direzione Regionale, al momento, in concomitanza con l’avvio del processo di riforma del sistema scolastico e per soddisfare le conseguenti accresciute esigenze di comunicazione bidirezionale, sono stati ampliati e potenziati gli spazi e i servizi telematici con i seguenti interventi:

• attivazione di una specifica casella di posta elettronica, con indirizzo
  riforma@istruzioneumbria.191.it , che può costituire il recapito di riferimento per tutti i messaggi riguardanti la riforma, indirizzati alla Direzione Regionale; per il prelevamento dei messaggi, la casella è accessibile da qualsiasi computer con modalità web mail dall’indirizzo http://webmail.191.it
• attivazione sul sito web della Direzione Regionale, all’indirizzo http://istruzione.umbria.it/riforma , (o anche www.istruzione.umbria.it/riforma) di un’area dedicata esclusivamente alla riforma, che rende possibile l’accesso ai seguenti settori e servizi:
• normativa di riferimento
• documentazione di supporto, informazione e chiarimento, prodotta in ambito nazionale o locale, con particolare riferimento ai ‘nodi’ della riforma, individuabili - al momento - nelle questioni relative a: tempo scolastico, tutor, portfolio
• organizzazione della Direzione Regionale sulla riforma
• iniziative, azioni ed eventi attivati dal mondo scolastico regionale
• forum pubblici, moderati, dedicati sia alle problematiche di carattere generale sia alle tematiche più importanti (v. i ‘nodi’ citati sopra)
• risposte a quesiti frequenti (F.A.Q.)
• formazione sulla riforma, che sarà attivata a breve a livello nazionale e che vedrà anche la Direzione Regionale impegnata in iniziative simili a quelle in corso per l’attuazione del D.M. n. 61.
• link a siti istituzionali di particolare interesse

Tutti i servizi telematici sopra elencati sono tecnicamente già funzionanti.

COMPITI DEL GRUPPO WEB AI FINI DEL PRESENTE PIANO

• pubblicare tempestivamente sul sito web, nell’area della riforma, tutti i contributi di qualunque genere relativi alla riforma, che perverranno direttamente dal Direttore Generale o dal Nucleo dei Dirigenti, accompagnati dall’indicazione del settore di pubblicazione
• mantenere uno stretto contatto col Nucleo dei Dirigenti e con i singoli Dirigenti per l’acquisizione dei materiali informativi, della documentazione e dei vari contributi da pubblicare sul sito, che devono essere predisposti in formato digitale;
• smistare alle caselle di posta elettronica personali dei Dirigenti sia i messaggi pervenuti nella casella riforma@istruzioneumbria.191.it sia i quesiti presentati nei forum di riferimento sulla riforma sopra indicata; i Dirigenti provvederanno tempestivamente a redigere le risposte e a inoltrarle alla casella webmaster@istruzione.umbria.it per la pubblicazione sul sito, nel settore delle FAQ o nei forum, secondo l’indicazione dell’estensore.

Per il C.S.A. di Terni, il sig. Odoardo Fantini curerà il necessario raccordo con la Direzione Regionale su tutti gli aspetti operativi evidenziati nel presente documento.

Perugia, 10 aprile 2004

F.to Il Dirigente Ispettore Tecnico
Responsabile del Servizio Comunicazione
(Roberto Stefanoni)